Kodėl dauguma darbo susitikimų sugadina jūsų dieną ir kaip tai ištaisyti
Tikriausiai esate dalyvavęs viename iš tų susitikimų, kurie atrodė begaliniai, beprasmiai arba net ir vieni, ir kiti. Galbūt jis prasidėjo vėlai, užtruko ilgiau nei planuota ir likote nesupratęs, kodėl iš viso ten atėjote. Remiantis Harvard Business Review tyrimu, vidutinis darbuotojas per savaitę susitikimuose praleidžia beveik 23 valandas, o daugiau nei pusė to laiko laikoma prarasta. Tai didžiulė darbo savaitės dalis, praleista susitikimuose, kurie dažnai neduoda jokios naudos.
Įsivaizduokite susitikimą be aiškios darbotvarkės, su žmonėmis, kuriems iš tikrųjų nebūtina joje dalyvauti, ir pokalbiais, kurie šokinėja nuo vienos temos prie kitos be jokio sprendimo. Skamba pažįstamai? Nenuostabu, kad produktyvumas krenta. Tačiau susitikimai nebūtinai turi būti tokie. Tinkamai paruošti, jie gali įkvėpti komandą, paskatinti kūrybiškumą ir pagreitinti sprendimų priėmimą.
O jei galėtumėte atsisakyti nereikalingų dalykų ir pereiti tiesiai prie svarbiausių temų? Valdyti chaosą, išlaikyti visų dėmesį ir baigti susitikimą su aiškiais veiksmais? Paslaptis slypi ne tik dalyvavime, bet ir pasiruošime, vedime bei tolesnių žingsnių užtikrinime. Šis straipsnis atskleis, kas daro susitikimus veiksmingus ir kaip galite valdyti savo laiką, kad kiekvienas susitikimas būtų naudingas.
Kodėl tiek daug susitikimų baigiasi nesėkme?
Ar teko būti susitikime, kuriame pusė dalyvių tikrina el. laiškus arba užsiima visai kitais dalykais? Tai – didesnės problemos ženklas. Dauguma susitikimų vyksta ne todėl, kad jie būtini, o tiesiog kaip įprotis ar lūkestis. Tyrimas, atliktas Bain & Company, rodo, kad beveik 15 % organizacijos kolektyvinio laiko praleidžiama susitikimuose, tačiau 71 % vyresniųjų vadovų mano, jog susitikimai yra neproduktyvūs ir neveiksmingi.
Kodėl taip nutinka? Dažniausiai dėl nepakankamo pasiruošimo ir neaiškaus tikslo. Kai nežinote, kodėl susirinkote, sunku išlaikyti dėmesį. Be aiškios darbotvarkės diskusijos nukrypsta nuo esmės, tad lengva prarasti orientaciją. Netinkamai parinkti dalyviai – dar viena problema. Per daug ar ne tie žmonės gali sukelti susidomėjimo praradimą arba, dar blogiau, sprendimų priėmimo paralyžių, kai daug balsų užpildo kambarį be aiškių vaidmenų.
- Perdaug susitikimų: jie vyksta per dažnai ir be aiškaus tikslo.
- Neaiškūs tikslai: nėra aiškių rezultatų ar sprendimų.
- Nereikalingi dalyviai: žmonės, kuriems nebūtina dalyvauti.
- Vadovavimo trūkumas: niekas nekontroliuoja pokalbio, todėl jis nukrypsta į šalis.
Šios problemos ne tik erzina, bet ir kainuoja pinigus. Gallup skaičiuoja, kad dėl neproduktyvių susitikimų kasmet prarandama milijardai dėl sumažėjusio darbuotojų našumo. Kaip tai išspręsti? Pradėkite nuo svarbių klausimų prieš planuodami susitikimą. Ar tikrai reikia susitikti? Ar šią informaciją galima perduoti elektroniniu laišku ar trumpu pokalbiu? Jei atsakymas teigiamas, aiškiai nusistatykite, ką norite pasiekti susitikimo metu.
Veiksmingų susitikimų organizavimas
Įsivaizduokite susitikimą kaip gerai režisuotą spektaklį: kiekvienas dalyvis turi savo vaidmenį, scenarijus (darbotvarkė) yra aiškiai suformuluotas, o scena (laikas ir priemonės) paruošta.
Pradėkite nuo aiškios darbotvarkės. Tai ne tik temų sąrašas, bet ir veiksmų planas. Nurodykite kiekvienam punktui skirtą laiką bei pageidaujamą rezultatą. Pasidalinkite darbotvarke iš anksto, kad visi galėtų pasiruošti. Taip išvengsite situacijų, kai niekas nežino, apie ką kalbama.
Laiko ribos turi būti griežtos. Jei planuojate valandą, stenkitės baigti per 45 minutes. Tai priverčia susikoncentruoti ir veikti efektyviau. Kai pokalbiai nukrypsta nuo temos, patyręs moderavimo specialistas švelniai nukreipia diskusiją atgal. Naudokite tokius metodus kaip „parkavimo aikštelė“ – ne temai priklausančių klausimų atidėjimas vėlesniam laikui, kad neprailgtų pagrindinės diskusijos.
Valdyti pokalbio dalyvių balsus gali būti iššūkis. Vieni dominuoja, kiti tyliai stebi. Štai keli patarimai, kurie padės išlaikyti pusiausvyrą:
- Apskritasis dalijimasis – kiekvienas gauna erdvės pasisakyti.
- „Pakelkite ranką“ funkcija virtualiuose susitikimuose.
- Skatinkite tyliau kalbančius tiesioginiais klausimais.
Taip pat pasinaudokite technologijomis. Įrankiai kaip „Google Meet“ ir „Miro“ didina bendradarbiavimą, o „Notion“ padeda išlaikyti užrašus bei veiksmų planus prieinamus po susitikimo.
| Moderavimo technika | Tikslas | Kada naudoti |
|---|---|---|
| Parkavimo aikštelė | Ne temai priklausančių idėjų atidėjimas vėlesniam laikui | Kai diskusija nukrypsta nuo pagrindinės temos |
| Apskritasis stalas | Užtikrinti, kad visi galėtų pasisakyti | Kai kai kurie dalyviai dominuoja pokalbyje |
| Laiko ribojimas | Laikytis numatyto darbotvarkės grafiko | Diskusijoms, kurios linkusios užtrukti |
Nepamirškite stovimojo susirinkimo privalumų. Trumpi, dažnai kasdieniai susitikimai padeda komandai išlaikyti vieningumą nesukeliant papildomų sunkumų. Retrospektyvos ir individualūs pokalbiai suteikia progą apmąstymams ir asmeniniams atsiliepimams. Įvairių formų derinimas pagal tikslus padeda išlaikyti susitikimus įdomius ir veiksmingus.
Po susitikimo: paversti pokalbius veiksmais
Susitikimas baigtas. Idėjos sklandė, vyko diskusijos, priimti sprendimai. Tačiau kas toliau? Dažnai susitikimas baigiasi neaiškiu „Paskambinsime vėliau“ ir energija išblėsta. Tikrasis darbas prasideda tada, kai visi grįžta prie savo įprastų užduočių.
Užrašų darymas nėra tik pokalbio įrašymas – tai įsipareigojimų ir aiškumo užfiksavimas. Paskirkite žmogų, kuris rūpinsis užrašais. Jo užduotis – išskirti svarbiausius punktus, sprendimus ir, ypač, veiksmus. Kas atsakingas? Koks terminas? Negali būti jokios neaiškumo.
Šias užrašas iškart išplatinkite. Trumpas apibendrinimas el. laišku arba bendroje dokumentų platformoje, tokioje kaip „Notion“ ar „Google Drive“, užtikrina, kad visi bus atsakingi ir suderinti. Tai paprastas žingsnis, kuris sutaupo valandų, vėliau praleidžiamų ieškant informacijos.
Asinchroniniai susitikimai – pavyzdžiui, Loom vaizdo įrašai arba įrašyti atnaujinimai – tampa patogia alternatyva būsenos patikrinimui ar informacijos dalijimuisi. Jie leidžia žmonėms įsisavinti informaciją pagal savo grafiką ir atlaisvina tiesioginių susitikimų laiką gilesniam bendradarbiavimui.
- Per 24 valandas išsiųskite glaustas susitikimo pastabas.
- Aiškiai paskirstykite užduotis su terminais.
- Naudokite asinchronines technologijas atnaujinimams ir atsiliepimams.
- Planuokite tolesnius veiksmus tik tada, kai tai iš tiesų būtina.
Įsisavinus šiuos po susitikimo veiksmus, susitikimai tampa mažiau apie kalbas, o daugiau apie rezultatus. Jūsų komanda išlieka sutelkta, efektyvi ir motyvuota.
Susitikimų kultūra, kurios nusipelnėte
Geri susitikimai nevyksta atsitiktinai. Jie reikalauja sąmoningumo, drausmės ir noro permąstyti, kaip leidžiame laiką kartu. Užduodami klausimą apie susitikimo poreikį, kruopščiai ruošdamiesi, atsakingai moderuodami ir griežtai vykdydami tolesnius veiksmus, galite atgauti prarastas valandas ir skatinti realią pažangą.
Kiekvieną kartą, kai būsite kviečiami į susitikimą, paklauskite savęs: ar šis susitikimas padės mums judėti pirmyn? Jei taip, įsitraukite su aiškiu tikslu. Jei ne – siūlykite geresnį būdą. Juk jūsų ir jūsų komandos laikas nusipelno susitikimų, kurie ne trukdo, o skatina darbo dieną.
Prisiminkite, veiksmingi susitikimai nėra apie daugiau pokalbių. Jie yra apie aiškius tikslus, aktyvų dalyvavimą ir veiksmus, kurie duoda rezultatų. Padarius tai teisingai, jūsų kalendorius taps kur kas draugiškesnis.